Strona główna arrow O spółdzielni arrow Wyciąg z regulaminu organizacyjnego określającego zakres działania oraz kompetencji
PDF Drukuj

Zakres działania Działu technicznego,
remontów, inwestycji i konserwacji:

  1. Prowadzenie robót remontowo - inwestycyjnych w zakresie ogólnobudowlanym wewnątrz i na zewnątrz budynków i nadzór nad nimi.
  2. Opracowywanie specyfikacji przetargowych przeprowadzenia przetargów na wykonanie konkretnych zadań remontowych i sporządzanie zleceń na roboty remontowo - budowlane.
  3. Organizowanie i wykonywanie bieżących, rzetelnych nadzorów robót remontowych prowadzonych przez wykonawców zewnętrznych oraz własne służby konserwatorskie.
  4. Organizowanie i przeprowadzanie z ramienia spółdzielni protokolarnych odbiorów wykonanych robót remontowych. Potwierdzanie u lokatorów wykonania u nich zgłoszonych przez nich robót oraz nadzór nad usuwaniem ewentualnych usterek.
  5. Opracowywanie propozycji do rocznych planów gospodarczo - finansowych poszczególnych osiedli w uzgodnieniu z komórkami organizacyjnymi Spółdzielni oraz z jej organami.
  6. Prowadzenie wymaganych przez Prawo budowlane Ksiąg Obiektów Budowlanych dla budynków Spółdzielni polegające przede wszystkim na wpisywaniu danych z dokumentów dotyczących wykonanych prac, ekspertyz, opinii zaleceń, itp.
  7. Wystawianie w zakresie swojego działania zleceń na wykonanie dokumentacji terenowo - prawnych, technicznych, projektowo - kosztorysowych.
  8. Przygotowywanie we współpracy z Radcą Prawnym treści projektów umów i zasięganie u Radcy Prawnego opinii do prowadzonych spraw.
  9. Organizacja i uczestniczenie w przeglądach technicznych wynikających z harmonogramów okresowych przeglądów technicznych.
  10. Prowadzenie rejestru protokołów awaryjnych w przypadkach awarii lub zagrożeń albo innych ważnych potrzeb dotyczących swego działania, które wymagają dodatkowych kosztów wykraczających poza planowe prace konserwacyjno - remontowe.
  11. Współpraca w zakresie swojego działania z Zespołem finansowo - księgowym
  12. Sporządzanie, sprawdzanie lub zatwierdzanie przedmiarów, obmiarów robót ofert kalkulacji wstępnych, kosztorysów powykonawczych, notatek służbowych, protokołów, opinii, orzeczeń i innych dokumentów niezbędnych do prawidłowej wyceny kosztów i wykonawstwa robót remontowo - inwestycyjnych w ramach swojego działania.
  13. Zbieranie ofert na wykonawstwo robót remontowych w Spółdzielni.
  14. Sporządzanie dla Zarządu i innych organów informacji w zakresie swego działania.

Zakresy działania samodzielnych stanowisk ds.:

A)      organizacji, samorządu, kadr, i spraw członkowskich,

B)      lokali użytkowych oraz BHP, P.poż i OC,

C)      obsługi prawnej i obrotu nieruchomościami

D)      ogólno-administracyjnych, umów i dokumentacji

A). Stanowisko ds. organizacji, samorządu, kadr i spraw członkowskich:

a/. w zakresie spraw organizacyjnych:

  1. Opracowywanie projektów struktury organizacyjnej oraz projektów regulaminów Spółdzielni  w porozumieniu z właściwymi komórkami organizacyjnymi.
  2. Sprawdzanie pod względem formalnym projektów zarządzeń wewnętrznych oraz opracowywanie projektów instrukcji wewnętrznych w porozumieniu z właściwymi komórkami organizacyjnymi.
  3. Bieżące prowadzenie rejestru wydanych znaczków opłaty sądowej i skarbowej i ich kwartalne rozliczanie.

b/.  w zakresie spraw  samorządowych:

  1. Zgłaszanie wymaganych zmian do Krajowego Rejestru Sądowego.
  2. Prowadzenie spraw związanych z obsługą  posiedzeń Zarządu.
  3. Przekazywanie uchwał, postanowień i decyzji Zarządu zgodnie z rozdzielnikiem.
  4. Prowadzenie ewidencji uchwał Zarządu.
  5. Obsługa posiedzeń Rady Nadzorczej Spółdzielni.
  6. Obsługa zebrań: Zebranie Przedstawicieli Członków, Zebrania Grup Członkowskich.
  7. Gromadzenie dokumentacji dotyczącej Rad Osiedli i Rad Grup Członkowskich.   

c/. w  zakresie spraw kadrowych

  1. Kompletowanie i przechowywanie akt osobowych pracowników przyjmowanych  i zwalnianych oraz prowadzenie ewidencji w tym zakresie.
  2. Załatwianie spraw związanych z przyjmowaniem do pracy, awansowaniem i zwalnianiem pracowników.
  3. Prowadzenie ewidencji czasu pracy dla każdego zatrudnionego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy.
  4. Kontrola obecności w pracy na podstawie list obecności.
  5. Prowadzenie rejestru zwolnień lekarskich, czuwanie nad terminowością dostarczania zaświadczeń chorobowych.
  6. Kontrola prawidłowości wykorzystania zwolnienia lekarskiego - prowadzenie   dokumentacji w tym zakresie.
  7. Prowadzenie spraw związanych z ewidencją pracowników (m.in. ewidencją wojskową)
  8. Sporządzenie projektów planów urlopów wypoczynkowych i kontrola ich  realizacji /sporządzanie wykazów sald urlopów kierownikom komórek organizacyjnych/.
  9. Wystawianie legitymacji ubezpieczeniowych dla pracowników i członków rodzin - prowadzenie rejestru wydanych druków.
  10. Prowadzenie rejestru delegacji służbowych i rejestru przejechanych km, przy używaniu samochodów prywatnych do celów służbowych.
  11. Przygotowywanie danych i sporządzanie sprawozdań GUS w zakresie zatrudnienia.
  12. Bieżące załatwianie spraw związanych  z podnoszeniem kwalifikacji pracowników.
  13. Prowadzenie spraw związanych z profilaktyczną ochroną zdrowia pracownika.
  14. Współpraca z Urzędem Pracy w sprawach pracowniczych.
  15. Bieżące informowanie zespołu obsługi finansowo- księgowej o wszelkich zmianach w danych osobowych pracowników.
  16. Obsługa korespondencji i dokumentacji pomiędzy pracodawcą, a zakładową organizacją związkową w sprawach  pracowniczych.
  17. Przygotowanie dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczeń emerytalnych i  rentowych.

d/. w zakresie spraw członkowskich

  1. Prowadzenia spraw związanych z członkostwem w Spółdzielni.
  2. Prowadzenie rejestru członków Spółdzielni i jego uaktualnianie /rejestry umów o kolejności przydziału mieszkania, przydziałów mieszkań, rezygnacji, wykluczeń/.
  3. Gromadzenie dokumentacji członków zamieszkałych oraz prowadzenie akt członków oczekujących.
  4. Przygotowywanie materiałów dotyczących wykreślania, wykluczania lub rezygnacji z członkostwa na posiedzenia Zarządu i Rady Nadzorczej.
  5. Opracowywanie pod względem merytorycznym projektów uchwał wraz z załącznikami oraz umów o spółdzielcze własnościowe prawa.
  6. Bieżąca obsługa petentów.

B).  Stanowiska ds. lokali użytkowych oraz BHP, P.poż i OC.

a/. w zakresie spraw związanych z lokalami użytkowymi oraz pozostałą działalnością
    gospodarczą

  1. Prowadzenie całości spraw związanych z wynajmem lokali użytkowych i garaży, stanowiących mienie Spółdzielni, a w szczególności:
    • organizowanie przetargów na sprzedaż lub najem lokali użytkowych oraz garaży,
    • sporządzanie umów najmu lokali użytkowych i garaży,
    • kontrola terminowości wnoszenia opłat i czynszów przez najemców lokali.
  1. Kontrola prawidłowości użytkowania lokali użytkowych oraz garaży zgodnie z ich przeznaczeniem.
  2. Sprawdzanie pod względem merytorycznym faktur dotyczących kosztów utrzymania siedziby Zarządu.
  3. Nadzorowanie utrzymania czystości w siedzibie oraz wokół siedziby Spółdzielni.
  4. Dbanie o mienie i utrzymanie w pełnej sprawności urządzeń technicznych w budynku Zarządu (instalacja alarmowa, elektryczna).
  5. Współpraca ze służbami MPGK, WKPW PEC (dot. wywozu nieczystości, odczytów wodomierzy oraz liczników ciepła).
  6. Udostępnianie powierzchni dachowych budynku pracownikom firm wykonujących przeglądy, naprawy stacji nadawczo - odbiorczych (PTK Centertel, PT Cyfrowa).
  7. Dostarczanie dokumentów członkom spółdzielni pełniącym funkcje w organach samorządowych spółdzielni.
  8. Dostarczanie dokumentów /pozwów i pism procesowych/ bezpośrednio do sądów i komorników /w sprawach terminowych/.
  9. Składanie w urzędzie miasta wniosków o wydanie dokumentacji geodezyjnej i odbieranie przygotowanych dokumentów.
  10. Zaopatrywanie pracowników w materiały biurowe.
  11. Zakup znaków opłaty sądowej i skarbowej.
  12. Współdziałanie w zakresie kompletowania materiałów dla potrzeb członków Rady Nadzorczej.

b/. w zakresie BHP i P.poż

  1. Przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. 
  2. Bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych, wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń,
  3. Sporządzanie i przedstawianie pracodawcy okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy.
  4. Udział w opracowywaniu zakładowego regulaminu pracy, wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz w ustalaniu zadań osób kierujących pracownikami w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
  5. Udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz w opracowywaniu wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności tych wypadków oraz zachorowań na choroby zawodowe, a także kontrola realizacji tych wniosków.
  6. Kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy.
  7. Doradztwo w zakresie stosowania przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
  8. Udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną pracą.
  9. Doradztwo w zakresie organizacji i metod pracy na stanowiskach pracy, na których występują czynniki niebezpieczne, szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe, oraz dobór najwłaściwszych środków ochrony zbiorowej i indywidualnej.
  10. Współpraca z właściwymi komórkami organizacyjnymi, w szczególności w zakresie organizowania i zapewnienia odpowiedniego poziomu szkoleń w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zapewnienia właściwej adaptacji zawodowej nowo zatrudnionych pracowników.
  11. Współdziałanie z zakładową organizacją związkową przy podejmowaniu przez nią działań mających na celu przestrzeganie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, w trybie i w zakresie ustalonym w odrębnych przepisach.
  12. Opracowywanie i aktualizacja regulaminu oraz instrukcji w zakresie P.poż.
  13. Współdziałanie z komendą straży pożarnej w zakresie P.poż.

c/. w zakresie Obrony Cywilnej

  1. Przygotowywanie projektów planów i innych dokumentów z zakresu Obrony Cywilnej.
  2. Organizowanie odpowiednich służb w ramach załogi Spółdzielni.
  3. Przygotowywanie wymaganych zarządzeń wewnętrznych oraz analiza ich merytorycznego, terminowego wykonania oraz przedkładanie wniosków w tym zakresie Prezesowi Spółdzielni.

C). Stanowisko ds. obsługi prawnej i obrotu nieruchomościami

a/. w zakresie obsługi prawnej

Przygotowywanie dokumentów przy współpracy z Kancelarią Prawną w zakresie:

  1. występowania w imieniu Spółdzielni przed Sądami i innymi organami powołanymi do rozstrzygania sporów,
  2. opracowywania pism procesowych i innych, w sprawach z zakresu obsługi prawnej,
  3. parafowania projektów umów, pozwów, wniosków sądowych i komorniczych wraz z załącznikami,
  4. opracowywania umów nietypowych,
  5. zbierania materiałów potrzebnych do umotywowania stanowiska Spółdzielni w sprawach sądowych oraz co do wysokości opłat sądowych.
  6. opracowywania spraw spornych cywilnych.
  7. opracowywania zawiadomień karnych.
  8. udzielania na wniosek pracowników i mieszkańców Spółdzielni informacji, porad, opinii i wyjaśnień w sprawach Spółdzielni na piśmie i ustnie.

b/. w zakresie obrotu nieruchomościami

  1. Przygotowywanie zaświadczeń celem założenia ksiąg wieczystych przez członków Spółdzielni posiadających własnościowe prawo do lokalu lub prawo własności.
  2. Współpraca z sądami rejonowymi w sprawach związanych z wpisami do ksiąg wieczystych  - dotyczących terenów spółdzielni.
  3. Kompletowanie materiałów i współpraca z biurami notarialnymi w zakresie obrotu mieszkaniami i nieruchomościami Spółdzielni /sprzedaż, nabycie, zrzeczenie się, zamiana praw do gruntów, budynków, obiektów itp./
  4. Pośrednictwo we wzajemnych wymianach mieszkań w zasobach Spółdzielni.
  5. Prowadzenie zbioru aktów notarialnych oraz wypisów z ksiąg wieczystych dla terenów Spółdzielni. 
  6. Współpraca z biurami geodezyjnymi, Wydziałem Geodezji Urzędu Miasta i rzeczoznawcami majątkowymi  w zakresie zlecania wykonania dokumentacji geodezyjnej /podziały geodezyjne terenów, wykazy zmian gruntowych itp./, operatów szacunkowych i innych.
  7. Prowadzenie rejestru ksiąg wieczystych.

D). Stanowisko ds. ogólno - administracyjnych, umów i dokumentacji

a/. w zakresie spraw ogólno-administracyjnych

  1. Prowadzenie kancelarii, w tym prowadzenie ewidencji poczty i sekretariatu Spółdzielni,.
  2. Zamawianie czasopism i wydawnictw dla Spółdzielni /Zarząd, administracje/.
  3. Prowadzenia ewidencji skarg i wniosków w tym również dotyczących wewnętrznych spraw Spółdzielni jako zakładu pracy.
  4. Ustalanie stanów faktycznych skarg i wniosków.
  5. Zapewnienie zgodności tekstów i formy pieczęci, szyldów z nazwami służbowymi, ustalonym nazewnictwem i obowiązującymi przepisami, zamawianie pieczęci.
  6. Prowadzenie spraw dotyczących urządzeń telekomunikacyjnych i poligraficznych, będących w użytkowaniu Spółdzielni.
  7. Prowadzenie ewidencji materiałów niskocennych będących w użytkowaniu w siedzibie Spółdzielni, bieżące rejestrowanie zmian w ich stanie.
  8. Prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania.
  9. Prowadzenie książki kontroli wewnętrznych.
  10. Przekazywanie protokołów Rady Nadzorczej do Administracji osiedlowych.
  11. Współdziałanie w obsłudze Zebrań Grup Członkowskich i Zebrania Przedstawicieli Członków
  12. Współdziałanie w kompletowaniu materiałów przekazywanych członkom Rady Nadzorczej - dokumentów w razie potrzeby.
  13. Kserowanie dokumentów przekazywanych z pozwami o zapłatę oraz sprawdzanie ich kompletności.
  14. Sporządzanie i przepisywanie pism dla potrzeb Zarządu.
  15. Dokonywanie opłat sądowych i skarbowych wymaganych przy wnoszeniu pozwów i prowadzenie ich rejestracji.

b/. w zakresie sporządzania umów i gromadzenia dokumentacji

  1. Współdziałanie z Radcą Prawnym i inspektorem nadzoru przy opiniowaniu umów cywilnoprawnych z kontrahentami np. o roboty remontowe, budowlane itp.
  2. Prowadzenie rejestru umów z kontrahentami.

c/. w zakresie działalności socjalnej

  1. Zbieranie informacji o potrzebach socjalnych pracowników przy współpracy zakładowej organizacji związkowej.
  2. Załatwianie spraw związanych z korzystaniem przez pracowników ze świadczeń ZFŚS.

 

Zakresy działania Administracji Osiedli
gospodarczo i organizacyjnie wyodrębnionych

a/ w zakresie inwestycji

  1. Uczestnictwo w odbiorach i przekazywaniu do użytku inwestycji we współdziałaniu z  inspektorem  nadzoru.
  2. Sporządzanie wyciągów z protokołu odbioru zawierającego wykazy usterek oraz wnioski komisji, co do obniżenia wartości robót oraz naliczenia potrąceń wykonawcom robót.
  3. Uczestnictwo w przeglądach w ramach rękojmi za wady, egzekwowanie usunięcia wad w okresie rękojmi, ustalanie zakresu robót związanych z usuwaniem usterek oraz kontrola terminowości wykonania tych robót. 

b/ w zakresie eksploatacji obiektów i urządzeń wchodzących w skład zasobów
    mieszkaniowych oraz administrowania zasobami  mieszkaniowymi

  1. Prowadzenie ewidencji zasobów.
  2. Prowadzenie uproszczonej ewidencji kosztów dostaw, usług w ramach eksploatacji bieżącej.
  3. Opracowywanie rocznych planów gospodarczo-finansowych osiedli i planów remontów.
  4. Zlecanie robót, dostaw, usług w zakresie eksploatacji zasobów mieszkaniowych.
  5. Kontrola i egzekwowanie terminowości i jakości świadczonych usług komunalnych oraz dostaw wody, ciepła, gazu itp.
  6. Prowadzenie bieżącej cząstkowej sprawozdawczości w zakresie eksploatacji, w tym sprawozdawczości dla GUS.
  7. Współpraca z zespołem obsługi finansowo-księgowej w opracowywaniu zbiorczych analiz ekonomicznych w zakresie eksploatacji i remontów.
  8. Opracowywanie wstępnych kalkulacji kosztów eksploatacji Osiedla oraz uczestnictwo w negocjowaniu nowych umów.
  9. Współdziałanie z firmami zewnętrznymi oraz innymi służbami Spółdzielni w rozliczaniu zużycia ciepła i wody, w tym uczestnictwo w odczytach urządzeń pomiarowych .
  10. Współdziałanie w zakresie windykacji opłat, poprzez dostarczanie wezwań do zapłaty do zalegających z zapłatą czynszu w zakresie prowadzonego osiedla, 
  11. Sporządzanie i realizacja zamówień materiałowych związanych z eksploatacją i remontami.
  12. Udział w odbiorze robót po remontach od wykonawcy oraz robót wykonywanych siłami własnymi.
  13. Załatwianie spraw związanych z zasiedlaniem i zwalnianiem mieszkań i przekazywanie informacji do zespołu obsługi finansowo-księgowej.
  14. Prowadzenie dokumentacji meldunkowej
  15. Prowadzenie i uzupełnianie rejestru ewidencji zgłaszanych usterek wraz z kontrolą ich usunięcia.
  16. Uczestnictwo w przeglądach gwarancyjnych.
  17. Prowadzenie ewidencji materiałów niskocennych będących w użytkowaniu.
  18. Opracowywanie pod względem merytorycznym projektów uchwał wraz z załącznikami dla potrzeb Rady Osiedla i Rady Grupy Członkowskiej.
  19. Utrzymanie ładu i porządku na terenie osiedli.

c/ w zakresie gospodarki materiałowej i narzędzi.

  1. Zakup materiałów do wykonywania zleceń siłami własnymi oraz ich rozliczanie.
  2. Wydawanie materiałów pracownikom.
  3. Prowadzenie kartotek narzędziowych dla pracowników.

d/ w zakresie ekipy konserwatorów

  1. Systematyczny nadzór i kontrolowanie zleconych i wykonywanych robót konserwacyjnych i awaryjnych w zakresie:
    • ilości zużytych materiałów

    • użytych narzędzi

    • czasu wykonania roboty

  2. Systematyczne prowadzenie rejestru zleconych robót i ich prawidłowe rozliczanie.
  3. Prowadzenie bieżącej konserwacji obiektów i urządzeń zasobów mieszkaniowych.

e/  w zakresie transportu

  1. Prowadzenie ewidencji oraz kontrola kart drogowych i innej dokumentacji związanej z działalnością transportu (w tym rozliczanie paliwa).
  2. Realizacja zleceń na usługi transportowe na rzecz własnych komórek organizacyjnych w zakresie przewozów zlecanych przez komórki organizacyjne Spółdzielni oraz zleceń zewnętrznych w miarę możliwości kadrowo - technicznych.
  3. Utrzymanie środków transportu we właściwym stanie technicznym i estetycznym.
  4. Przygotowywanie informacji i sprawozdań.

f/  w zakresie obsługi organów  samorządowych

Prowadzenie czynności administracyjno organizacyjnych związanych z obsługą posiedzeń Rad Osiedli, Rad Grup Członkowskich oraz Zebrań Grup Członkowskich.

Zakresy działania stanowisk wchodzących w zakres
Działu finansowo - księgowego i stanowiska ds. windykacji należności.

a/ w zakresie obsługi finansowej

  1. Rozliczanie  finansowe  działalności  Spółdzielni.
  2. Przyjmowanie wpłat (pobieranie gotówki z banku) i wypłat środków pieniężnych z kasy (kasa podręczna).
  3. Terminowe ewidencjonowanie obrotów kasowych oraz sporządzanie raportów kasowych.
  4. Wypłacanie i terminowe rozliczanie zaliczek i delegacji służbowych.
  5. Sporządzanie list wypłat, nagród i premii.
  6. Obliczanie zasiłków chorobowych.
  7. Obliczanie i sporządzanie list wypłat zasiłków rodzinnych, opiekuńczych, wychowawczych i pielęgnacyjnych.
  8. Obliczanie składek na ubezpieczenia rentowe, emerytalne, zdrowotne, chorobowe i wypadkowe indywidualnie dla poszczególnych pracowników.
  9. Sporządzanie i uzgadnianie deklaracji dla ZUS i terminowe odprowadzanie składek.
  10. Obliczanie i odprowadzanie do urzędu skarbowego zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.
  11. Sporządzanie rocznego rozliczenia z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych dla pracowników  oraz dla osób biorących udział w posiedzeniach organów samorządowych /Rada Nadzorcza, Rady Osiedli, Rad Grup Członkowskich, Komisje/.
  12. Sporządzanie druku RP - 7 z kapitałem początkowym dla funduszy emerytalnych dotyczących byłych pracowników.
  13. Prowadzenie kart wynagrodzeń.
  14. Prowadzenie ewidencji syntetyczno - analitycznej i uzgodnianie kont.
  15. Dekretowanie  na poszczególne konta wyciągów bankowych.
  16. Uzgadnianie sald bankowych.
  17. Miesięczne  drukowanie   rejestrów - kont analitycznych.
  18. Kontrolowanie oraz śledzenie spływu faktur i rachunków z poszczególnych komórek organizacyjnych Spółdzielni.
  19. Prowadzenie ewidencji faktur z tytułu dostaw usług i materiałów, ze szczególnym uwzględnieniem podatku VAT (sporządzanie deklaracji i dokonywanie rozliczeń z tego tytułu z Urzędem skarbowym)
  20. Zapłata faktur z tytułu dostaw, usług  i materiałów przy pomocy kont rozliczeniowych w  bankach.
  21. Obliczanie, sporządzanie deklaracji i odprowadzanie podatku od nieruchomości.
  22. Sporządzanie deklaracji i dokonywanie rozliczeń z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych.
  23. Sporządzanie deklaracji i dokonywanie rozliczeń z tytułu PFRON-u. 

b/ w zakresie księgowości

  1. Systematyczne księgowanie dowodów „PK" dotyczące całokształtu działalności Spółdzielni
  2. Dekretowanie faktur, prowadzenie rejestru zakupu (ze szczególnym uwzględnieniem ustawy VAT).
  3. Sporządzanie not księgowych (PK) dotyczących zakresu działania.
  4. Księgowanie faktur, rachunków i not memoriałowych na kontach analitycznych.
  5. Prowadzenie rejestrów analitycznych do kosztów eksploatacji podstawowej poszczególnych osiedli, konserwatorów, transportu, kosztów ogólnych, centralnego ogrzewania, ciepłej wody i innych.
  6. Uzgadnianie kont analitycznych  z syntetyką.
  7. Prowadzenie rejestru  rozliczeń z członkami i najemcami z tytułu usług remontowych.
  8. Rozliczanie znaczków pocztowych, sądowych i skarbowych.
  9. Księgowanie przychodów i kosztów finansowych i operacyjnych z podziałem na osiedla.
  10. Naliczanie odpisów na fundusz remontowy.
  11. Sporządzanie zestawień obrotów i sald.
  12. Sporządzenie sprawozdań  w zakresie statystyki  finansów.
  13. Wykonywanie załączników do sprawozdań statystycznych.
  14. Rozliczanie inwentaryzacji rzeczowych składników majątkowych, wprowadzanie różnic inwentaryzacyjnych oraz przygotowywanie materiałów do weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych.
  15. Księgowanie różnic inwentaryzacyjnych zgodnie z protokołem z weryfikacji.
  16. Prowadzenie ewidencji i rozliczanie roszczeń z tytułu niedoborów i szkód.
  17. Ewidencja, rozliczanie i uzgadnianie materiałów niskocennych.
  18. Opracowywanie pod względem merytorycznym projektów uchwał wraz z załącznikami przy współudziale stanowiska ds. organizacji, samorządu i kadr.
  19. Prowadzenie ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz tabel amortyzacyjnych i umorzeniowych.
  20. Archiwowanie faktur, dowodów PK, dowodów związanych ze środkami trwałymi i wartościami niematerialnymi i prawnymi (OT, PT, LT).
  21. Prowadzenie spraw związanych z ZFŚS.
c/. w zakresie analiz ekonomicznych
  1. Opracowywanie okresowych analiz kosztów i przychodów dotyczących gospodarki zasobami mieszkaniowymi i funduszu remontowego, z podziałem na Osiedla i nieruchomości. 
  2. Opracowywanie okresowych analiz kosztów i przychodów dotyczących mienia Spółdzielni.
  3. Opracowywanie prognoz kosztów ogólnych Spółdzielni oraz analiz tych kosztów.
  4. Opracowywanie prognoz przychodów i kosztów dotyczących mienia Spółdzielni.
  5. Opracowywanie okresowych analiz zatrudnienia i funduszu płac.

d/ w zakresie czynszów i opłat

  1. Miesięczne naliczanie czynszów i opłat zgodnie z obowiązującymi stawkami i ilością osób.
  2. Przygotowywanie pism o zmianach poszczególnych składników czynszów i opłat;  księgowanie wpłat z rachunków bankowych.
  3. Naliczanie i księgowanie odsetek dla osób nie płacących czynszu i opłat w przypadku  kierowania spraw na drogę postępowania sądowego.
  4. Współpraca z innymi służbami spółdzielni w zakresie działalności windykacyjnej poprzez regularne przekazywanie informacji o stanie zadłużenia i dokonywanych przez dłużników i komorników wpłatach
  5. Wystawianie faktur dotyczących lokali użytkowych, garaży i dzierżawy terenu, zgodnie z obowiązującą wysokością czynszu i opłat, wystawianie faktur korygujących w razie potrzeby, księgowanie zapłat.
  6. Księgowanie zapłat na kartoteki indywidualne.
  7. Uzgadnianie analityki kont z syntetyką.
  8. Informowanie właściwych organów o płatności pozostałej części czynszu i opłat osób korzystających z dodatków mieszkaniowych.
  9. Wprowadzanie do ewidencji nowo założonych punktów pomiarowych dla osób zakładających liczniki w mieszkaniach.
  10. Przy współpracy z administracją okresowe rozliczanie wody poszczególnych administracji.
  11. Obliczanie i sporządzanie list do potrąceń opłat i czynszu przez banki.
  12. Wystawianie zaświadczeń dla członków i najemców.
  13. Bieżąca aktualizacja baz danych zgodnie z informacjami z administracji.
  14.  Bieżąca obsługa petentów.

e/. w zakresie wkładów i rozliczeń z tytułu spłaty kredytów

  1. Prowadzenie ewidencji analitycznej kredytów w spłacie oraz uzgadnianie analityki długoterminowych kredytów poszczególnych członków w uzgodnieniu z kontami bankowymi.
  2. Rozliczanie spłaty kredytu. Obliczanie spłaty kredytu oraz odsetek dla wszystkich ukończonych i rozliczonych zadań inwestycyjnych.
  3. Kontrola naliczonych przez bank spłat rat kredytu i odsetek za poszczególne kwartały i miesiące.
  4. Przygotowywanie wniosków dotyczących jednorazowych spłat kredytów oraz umorzeń kredytów.
  5. Uzgadnianie jednorazowych spłat kredytu i odsetek.
  6. Prowadzenie spraw związanych z zawieszaniem spłat kredytu. Sporządzanie dla banków zestawień spłat kredytów i odsetek.
  7. Wydawanie zaświadczeń do urzędu skarbowego, kancelarii notarialnej, banku i do sądu.
  8. Prowadzenie całości spraw związanych z rozliczaniem kosztów na poszczególne lokale.
  9. Prowadzenie ewidencji i rozliczeń z tytułu wkładów i udziałów, rozliczanie wkładów mieszkaniowych i budowlanych, oraz współpraca w tym zakresie z bankami finansującymi inwestycje mieszkaniowe.
  10. Współpraca z zakładami pracy w zakresie pomocy udzielanej członkom na wkłady członkowskie.
  11. Wykonywanie rozliczeń z tytułu przekształcenia lokatorskiego prawa do lokalu na własnościowe.
  12. Obliczanie procentowej spłaty równowartości własnościowego prawa do lokali zwolnionych oraz nanoszenie na wnioski o przydziale mieszkań informacji o wniesionych wkładach budowlanych, opłatach z tytułu wpisowego i udziałów.
  13. Przygotowywanie dokumentacji dotyczącej rozliczania wkładów mieszkaniowych
    i budowlanych członków zdających lokale mieszkalne, użytkowe i garaże.
  14. Ustalanie wymaganego wkładu budowlanego na mieszkania przekwalifikowane.
  15. Bieżąca kontrola kont związanych z wkładami i udziałami oraz współpraca w tym zakresie ze stanowiskiem obsługi członków oraz obrotu mieszkaniami i nieruchomościami.
  16. Na koniec roku sporządzanie zestawienia sald udziałów i wkładów członków oczekujących i zamieszkałych. Uzgadnianie kont analitycznych z syntetyką. Sporządzanie specyfikacji do bilansu. 
  17. Przygotowywanie dokumentacji płatniczych w zakresie swojego działania.
  18. Dekretacja dowodów bankowych dotyczących wpłat udziałów oraz wkładów.

f/.  sprawy kontroli wewnętrznej

  1. Kontrola przestrzegania dyscypliny w zakresie gospodarki finansowej, obrotu składnikami majątkowymi, pracy i płac oraz zabezpieczenia mienia.
  2. Kontrola przestrzegania obowiązujących aktów prawnych.
  3. Ujawnianie niegospodarności, marnotrawstwa i nadużyć oraz braku nadzoru służbowego.
  4. Kontrola rzetelności i prawidłowości dokumentacji oraz przedstawionych sprawozdań statystycznych.
  5. Sporządzanie na podstawie przeprowadzonych kontroli protokółów oraz informacji wraz z wnioskami pokontrolnymi dla Zarządu Spółdzielni.
  6. Sporządzanie sprawozdania o swej działalności z dokonaniem oceny wyników  dla zapoznania z nimi poszczególnych komórek organizacyjnych Spółdzielni.
  7. Współpraca z instytucjami prowadzącymi kontrole zewnętrzne.

g/. w zakresie windykacji

  1. Prowadzenie spraw windykacyjnych w zakresie lokali mieszkalnych i użytkowych.
  2. Kierowanie na drogę postępowania sądowego spraw o zapłatę lub eksmisję.
  3. Monitorowanie egzekucji komorniczej.
  4. Analizowanie postanowień komornika wydanych w toku egzekucji i udzielanie wyjaśnień.
  5. Udział w pracach Komisji windykacyjnej.
  6. Przygotowywanie raportów z działalności windykacyjnej.
  7. Współpraca z Radcą Prawnym w zakresie spraw sądowych i komorniczych.
  8. Współpraca z Urzędem Miasta w zakresie przydzielania lokali socjalnych.
  9. Przekazywanie do Zespołu finansowo - księgowego danych do utworzenia kont spornych, kosztów procesu, wniosków komorniczych.
  10. Współpraca z Krajowym Rejestrem Długów.
  11. Współpraca z firmami zajmującymi się ściąganiem wierzytelności Spółdzielni, rejestrami dłużników, CBA, Urzędem Miasta (w zakresie oznaczenia adresu zamieszkania dłużnika, lokalu socjalnego itp.) i MOPS-em
  12. Bieżące przyjmowanie i załatwianie skarg i interwencji oraz korespondencji w zakresie windykacji.